プロフェッショナルコースで利用可能です
kintoneの画面から手動でメールを送信する際に、権限を有するユーザーのみにメールテンプレートが表示され、送信可能とする機能です。
組織・グループ・ユーザーのいずれかに指定した文字列で完全一致する人が送信可能になります。
補足
- 作成したメールテンプレートごとに設定します。まとめての設定は出来ません。
- お試し版でもプロフェッショナルコースと同等の設定が可能です。
- 1つのメールテンプレートにつき、設定上限数は組織名が「3」、グループ名が「3」、メールアドレスが「10」となります。
- 設定する組織名・グループ名については予めcybozu.com共通管理にて設定する必要があります。
詳細は組織の設定/グループの設定（cybozu.comヘルプ）をご確認ください。 - 同じメールテンプレートに対して手動送信の条件も設定している場合、権限を有するユーザー且つレコードの内容が条件に合致する場合にのみ送信が可能となります。
- kintoneの仕様により、組織名とグループ名を利用すると、レコードの一覧や詳細を表示するたびにcybozu.com共通管理の監査ログに重要レベルのログが残ります。監査ログの設定で「メールを送信する」を設定している場合は大量のメールが届く場合があるのでご注意ください。
- 権限が設定されていても、送信が無効に設定されているメールテンプレートは送信できません。有効に変更してください。
メールテンプレートの有効/無効を設定する
設定方法
１．メールセット内の、メール送信に利用したいメールテンプレートをクリックします。
２．「手動送信の権限・条件」をクリックします。
３．『権限管理を利用する』にチェックを入れます。
補足
手動送信の権限を設定しない場合、kintoneのアカウントを持っていてアプリにアクセスできる方は、誰でもメールテンプレートを選択して手動でメールを送信できます。４．権限として設定したい「組織名」「グループ名」「ユーザー名(メールアドレス)」を入力します。
［保存］をクリックします。
補足
完全一致するアカウントのユーザーが手動送信可能となるため、正しい名称・メールアドレスを入力してください。名称の一部や、ドメイン名のみの入力は出来ません。６．kintoneアプリを開き、権限のあるレコードにて、メールテンプレートが表示されることを確認します。
補足
権限を持っているユーザーでアプリを開いてもメールテンプレートが選択できない場合、メールテンプレートが無効になっている可能性があります。メールテンプレートの有効/無効を設定するをご確認いただき、有効にして再度お試しください。