自動送信を設定する

プレミアムコースで利用可能です

自動送信の詳細については、自動送信とはをご確認ください。

補足
自動送信メールを送る際に利用するメールテンプレートに、既に作成されているテンプレートを利用することはできません。
自動送信の設定の際に、メールテンプレートを作成します。

設定方法

1.メールテンプレート一覧画面の[自動送信]をクリックします。


2.「+」の自動送信設定をつくるボタンをクリックします。


3.自動送信メールを送る際に、トリガーとなるアプリを設定します。

例えば、アドレス帳アプリ(送信を行うアプリ)内のフィールドやステータスによって自動送信を行いたい場合は、アドレス帳アプリのURLとAPIトークンを入力します。

補足
APIトークンには、「レコード閲覧権限」が必要です。

4.自動送信する条件を設定します。

メールを送信するタイミングとして、レコードの追加/レコードの編集/ステータスの更新 が選択できます。

こちらのキャプチャでは、ステータスが『完了』になった際に自動送信されるように設定されています。

補足
"常に送信する"を選択した場合は、「メールを送信するタイミング」で指定している操作が行われる度に、自動送信メールが送られます。
自動送信の条件として設定できないフィールドは、フィールドの対応状況内で「-」が付いているフィールドと、テーブル(テーブル内のフィールドは利用可能)です。
上記のフィールド以外、自動送信の条件として設定することが可能です。

5.宛先の設定をします。
4で設定した条件に合致した時、どの宛先に送信するかを指定します。
この時、「アドレス帳アプリ」と「条件を指定するアプリ」が同一アプリか否かで、設定画面は異なります。

5ー1.アドレス帳アプリと条件を指定するアプリが同一の場合

アドレス帳アプリで、追加・変更されたレコードが宛先になるため、設定の必要はありません。

このまま[次の画面に進む]をクリックします。

ポイント

アドレス帳アプリで追加・変更されたレコードの、TO,CC,BCCの送信先として設定したフィールドのメールアドレスすべてに自動送信されます。

5ー2. アドレス帳アプリと条件を指定するアプリが異なる場合

条件を指定するアプリでの操作をトリガーに、アドレス帳アプリのどの宛先にメールを送信するかの設定を行います。

こちらのキャプチャでは、アドレス帳アプリの「ステータス」フィールドで"完了"が選択されている場合に自動送信を行う設定がされています。

設定後、[次の画面に進む]をクリックします。

ポイント

アドレス帳アプリで宛先の絞り込み条件に一致したレコードの、TO,CC,BCCの送信先として設定したフィールドのメールアドレスすべてに自動送信されます。


6.自動送信メールで利用するメールテンプレートを作成します。

メールテンプレートの作成方法

補足
自動送信のメールテンプレートの作成では、アドレス帳アプリから引用する以外に、条件を指定するアプリからフィールドを引用することができます。

7.自動送信設定の名称を設定します。

自動送信の名称は、管理画面のみで確認可能です。(ユーザーからは閲覧できません。)
そのため、わかりやすい名称で設定してください。


8.設定を確認し、問題なければ[保存する]をクリックします。


9.[コピー]ボタンから、WebhookのURLをコピーします。

その後、"条件を指定するkintoneアプリ"のリンクから、kintoneアプリに進みます。


10.アプリの設定を変更する>カスタマイズ/サービス連携>Webhook の設定に進みます。


11.「+」の追加ボタンをクリックします。


12. 9でコピーしたWebhookのURLを追加します。

「通知を送信する条件」には、4で設定した「メールを送信するタイミング」と同じ条件を選択します。

「このWebhookを有効にする」にチェックが入っていることを確認し、右下の[保存]を押します。


13.[アプリの設定に戻る]をクリックし、[アプリを更新]まで行います。

設定はこれで完了です。


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